Eine Sammelrufnummer bündelt mehrere Anschlüsse oder Kanäle hinter einer gemeinsamen Rufnummer. Wer diese Nummer wählt, wird mit dem ersten freien Anschluss der Gruppe verbunden. Das ist praktisch für Hotlines, Praxen, Kanzleien oder Büros mit mehreren Mitarbeitern.
Wie die Anrufverteilung funktioniert
Je nach Einstellung wird der Anruf nach einer festen Reihenfolge, reihum oder gleichzeitig an alle Geräte der Gruppe geleitet. Ist ein Gerät besetzt, geht der Anruf an das nächste. Sind alle besetzt, hört der Anrufer ein Besetztzeichen oder eine Warteschleife.
Typische Einsatzorte
- Servicecenter mit mehreren Agenten
- Arztpraxen mit mehreren Telefonplätzen
- Unternehmen, die eine zentrale Nummer veröffentlichen möchten
Technisch lässt sich das über eine Telefonanlage oder die Gruppenfunktion eines VoIP-Anbieters umsetzen, siehe VoIP.
Abgrenzung
- Bei der Durchwahl hat jeder Platz eine eigene Endnummer; die Sammelrufnummer dagegen ist eine einzige Nummer für alle.
- Die Anrufweiterleitung leitet einen Anruf auf eine fremde Nummer um, die Sammelrufnummer verteilt innerhalb einer Gruppe.
- Eine Servicerufnummer wie 0800 ist eine Sonderrufnummer; sie kann hinter sich eine Sammelrufnummer-Logik haben, ist aber ein eigener Nummerntyp.
Für Anrufer
Als Anrufer merkst Du von der Technik nichts: Du wählst die bekannte Nummer, und die richtige Stelle nimmt ab. Die Vorwahl entspricht meist der Ortsnetzkennzahl des Standorts, siehe Ortsnetzkennzahl.
Praxistipp
Lege fest, wie lange es klingeln soll, bevor der Anruf zum nächsten Platz springt, und was passiert, wenn alle Plätze belegt sind. Eine freundliche Ansage oder eine Rückrufoption verhindert, dass Anrufer vergeblich warten. Teste die Reihenfolge einmal durch.
Einrichtung beim Anbieter
Bei einem Anlagenanschluss richtest Du die Gruppe in der Telefonanlage ein, bei einem Cloud-Anbieter in dessen Verwaltungsoberfläche. Dort legst Du Mitglieder, Reihenfolge und Zeiten fest. Für Notfälle lohnt sich eine Rückfallnummer, falls alle Plätze besetzt oder nicht erreichbar sind.